Assistant / Assistante de direction Pont-Saint-Vincent

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Assistant / Assistante de direction Pont-Saint-Vincent

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Détail de l'offre :

Recherche Assistant Assistante de direction en CDD

Annonce proposée par RECTORAT DE L'ACADEMIE DE NANCY-METZ.

MISSIONS PRINCIPALES : ACCUEIL - COMMUNICATION : - Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers - Orienter les interlocuteurs internes et externes - Informer le public sur les formations dispensées au sein de l'institut - Réceptionner, traiter et diffuser l'information - Participer à l'organisation des actions de promotion des formations dispensées GESTION ADMINISTRATIVE : Concernant la formation : - Assurer le suivi des dossiers administratifs des apprenants - Traiter les demandes des apprenants - Assurer la gestion et le suivi des absences des apprenants - Etablir les lettres d'engagement des vacataires - Saisir les emplois du temps - Accueillir les intervenants extérieurs - Déclarer les heures des vacataires à la fin de chaque mois au service concerné - Gérer la préparation des stages des apprenants - Distribuer, recueillir et transmettre au service concerné, les documents nécessaires au traitement des frais de stage - Mettre à jour les documents administratifs - Classer et archiver les dossiers, les documents - Renseigner les enquêtes à destination des instituts de formation en santé et en assurer le suivi - Participer à la préparation des instances, sections compétentes, du rapport d'activité en collaboration avec l'équipe de direction. Concernant les sélections : - Participer aux réunions préparatoires aux entretiens de sélection - Rédiger les comptes rendus et les transmettre aux parties prenantes - Mettre à jour les dossiers de candidature et notices après validation par la direction - Enregistrer, vérifier les dossiers d'inscription à la sélection et contacter les candidats le cas échéant - Saisir les dossiers sur le logiciel GENEPI - Envoyer les convocations et courriers aux candidats et en assurer le suivi - Organiser les entretiens de sélection - Coordonner les épreuves orales d'admission de la sélection DEAPDEAS - Assurer la préparation des jurys finaux en collaboration avec l'équipe de Direction - Afficher les listes de candidats admis - Compléter les lettres d'engagement des vacataires et la déclaration des heures - Préparer les documents à transmettre à l'ARS - Gérer le suivi des admissions ACTIVITES EN LIEN AVEC LA PEDAGOGIE : - Participer à la surveillance des épreuves écrites, orales - Accompagner les apprenants lors de l'aménagement des épreuves - Collecter et classer les séquences pédagogiques par module QUALITÉ : - Contribuer à la mise en oeuvre de la démarche qualité - Repérer et signaler les non-conformités éventuelles - Exploiter les différentes enquêtes administrées aux apprenants - Assurer une veille documentaire. Profil recherché : Exigences du poste : - Bonne connaissance de l'univers professionnel de la formation - Capacité à rendre compte, à alerter - Prise d'initiatives dans la limite de ses compétences - Capacité d'analyse et de synthèse - Capacité d'anticipation et de discernement - Aptitudes relationnelles - Capacité à travailler en équipe - Capacité d'organisation - Compétences rédactionnelles - Excellent niveau en orthographe et syntaxe - Disponibilité - Confidentialité et réactivité - Discrétion - Maîtrise indispensable de l'outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Traitement des données statistiques, Web, etc. - Maîtrise des logiciels métiers dont GENEPI ODESSA Autres - Capacité et volonté de développement des compétences.

1 poste(s) à pourvoir

Expérience demandée : 1 Mois

Diplôme souhaité : Bac+2 ou équivalents

Langue souhaitée : Français

Salaire proposé : Mensuel de 1900.0 Euros sur 12.0 mois

CDD - 11 Mois. Contrat proposé : CDD

Horaires de travail : 35H

Date de parution de cette annonce : 09/07/2024, cette annonce était toujours active le 10/07/2024.

Lieu de travail : Pont-Saint-Vincent(54550)

Domaine d'activité : Assistant / Assistante de direction


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